Digitalt samarbete är idag en grundpelare för att företag ska lyckas. Microsoft Teams är ett av de mest använda verktygen för detta, men vad händer när organisationer begränsar funktioner som extern chatt? Är det en lösning som ökar säkerheten eller skapar den nya problem? Svaret är att det beror på hur man hanterar förändringen och vilka åtgärder som vidtas för att balansera säkerhet och användarvänlighet.
När chattfunktionen stängs av och vad som händer
När företag blockerar möjligheten att chatta med externa parter är syftet ofta att minska risken för dataläckage, nätfiske och att säkerställa efterlevnad av GDPR. Det är en förståelig åtgärd eftersom extern kommunikation kan innebära att känslig information delas med personer utanför organisationen. Men verkligheten är att medarbetare som behöver kommunicera ändå hittar vägar. Detta fenomen kallas Shadow IT och innebär att osanktionerade verktyg som WhatsApp, Signal eller Slack används. Dessa lösningar kan kännas smidiga men medför stora risker.
Data kan hamna i miljöer som saknar kryptering och säkerhetskontroller vilket ökar risken för intrång och läckage. Dessutom blir det svårt för organisationen att upprätthålla spårbarhet och incidenthantering. När kommunikationen sker utanför företagets kontrollerade miljö försvinner möjligheten att följa upp, analysera och agera vid säkerhetsincidenter.
Microsofts standardinställningar och varför de spelar roll
Det är viktigt att känna till att Microsoft i nyare tenants som standard har begränsat möjligheten att dela bilder och filer med externa användare i Teams. Detta är en säkerhetsåtgärd som minskar risken för dataläckage men det kan samtidigt upplevas som en begränsning för användarna. Därför är det avgörande att organisationen inte bara inför tekniska kontroller utan också använder de verktyg som Microsoft tillhandahåller för att hjälpa användarna att göra rätt. Här finns funktioner som Data Loss Prevention, känslighetsetiketter och styrning via Conditional Access. Dessa verktyg gör det möjligt att skapa en miljö där externa samarbeten kan ske på ett säkert sätt utan att helt stänga dörren för kommunikation.
Verktyg och utbildning är nyckeln till framgång
Tekniska lösningar är en viktig del av strategin men de räcker inte ensamma. Utbildning är minst lika viktig. Användarna måste förstå varför begränsningar finns och hur de ska använda verktygen på rätt sätt. Om medarbetarna inte får kunskap om riskerna med Shadow IT och hur de kan undvikas kommer de att fortsätta söka egna lösningar. Genom att kombinera tekniska skydd med tydlig kommunikation och utbildning kan organisationen skapa en kultur där det säkra valet blir det enkla valet. Det handlar om att göra rätt beteende naturligt och smidigt. Microsoft erbjuder dessutom stöd för detta genom funktioner som automatiska varningar, policybaserade rekommendationer och integrerade utbildningsmaterial i Microsoft 365. Dessa bör aktiveras och användas för att guida användarna i realtid.
E-post som alternativ och hur säkert det är
Många tror att e-post är ett bättre alternativ när chattfunktionen begränsas men det är inte hela sanningen. Exchange Online använder TLS som standard för att kryptera transporten mellan servrar vilket skyddar överföringskanalen men inte själva meddelandets innehåll. För att uppnå full kryptering krävs lösningar som Microsoft Purview Message Encryption, S/MIME eller att man konfigurerar Forced TLS för specifika domäner. Detta är särskilt viktigt när man hanterar känslig information eller arbetar inom branscher med höga säkerhetskrav. TLS är en bra grund men räcker inte för att uppfylla alla krav på dataskydd och integritet. Om organisationen inte har aktiverat dessa funktioner riskerar man att känslig information skickas okrypterad vilket kan leda till allvarliga konsekvenser.
Slutsats
Att helt stänga av funktioner kan kännas som en enkel lösning men det skapar nya risker och leder ofta till ineffektivitet. Nyckeln är balans med kontrollerad åtkomst, tydliga policys, tekniska skydd och utbildning. På så sätt kan organisationer möjliggöra säkert samarbete utan att kompromissa med produktiviteten. Det handlar inte om att begränsa kommunikation utan om att styra den på ett sätt som skyddar både data och människor. Genom att använda Microsofts inbyggda säkerhetsfunktioner och kombinera dem med en stark utbildningsstrategi kan företag skapa en trygg och effektiv arbetsmiljö där externa samarbeten sker på ett säkert sätt.